Voucher czy karta podarunkowa dla pracownika w firmie

Karta podarunkowa sprawdza się jako nagroda uznaniowa, gdy zależy Wam na maksymalnej swobodzie i niskiej wartości prezentu. Voucher na przeżycie działa lepiej jako podziękowanie za rocznicę, projekt lub święta, bo pracownik zapamięta konkretne wydarzenie, a nie jednorazowe zakupy. Jeśli macie wybierać jedno rozwiązanie dla całej firmy, wybierzcie voucher, a kartę zostawcie na drobne gesty.

Poniżej porównanie, na co zwrócić uwagę przed zakupem. Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej firmy, ale kilka pytań rozstrzyga sprawę w pięć minut.

Karta podarunkowa jest związana z konkretną siecią sklepów albo ma ogólny charakter i działa jak przedpłacona karta. Pracownik wydaje ją na rzeczy, które i tak kupiłby w ciągu miesiąca, więc po tygodniu nikt nie pamięta, że to był prezent od firmy. Voucher na przeżycie jest związany z wydarzeniem: lotem, kolacją, weekendem. Pracownik sam wybiera termin, a wspomnienie łączy się z podziękowaniem.

Druga różnica to ryzyko. Karta w sklepie, którego pracownik nie lubi, jest wyrzucona w szufladę. Voucher wybierany z katalogu przez link eliminuje ten problem, bo obdarowany ogląda ofertę i podejmuje decyzję sam.

Zanim zdecydujecie, odpowiedzcie na cztery pytania. Pomagają one uniknąć zakupu, którego potem trzeba żałować.

• Okazja. Rocznica, pożegnanie i święta wymagają gestu, który zostaje w pamięci. Drobna nagroda za miesięczny wynik może być kartą.
• Budżet na osobę. Poniżej około 100 zł karta jest praktyczna, powyżej łatwo kupić coś, co ma charakter przeżycia.
• Okres ważności. Sprawdźcie go przy każdym produkcie i dopilnujcie, żeby pracownik zdążył z niego skorzystać.
• Sposób doręczenia. Link przez e-mail działa dla osób pracujących zdalnie, kartę plastikową trzeba wysłać pocztą albo wręczyć osobiście.

Zarówno karty, jak i vouchery kupowane dla wielu osób wymagają uporządkowanej dokumentacji. Przy karcie w sieci handlowej dostajecie zwykle jedną fakturę za całość. Przy voucherze od Marzen w planach dla firm jest jedna faktura zbiorcza i budżety per dział, więc księgowość widzi, ile poszło na który zespół.

Skutki podatkowe i składkowe prezentów dla pracowników zależą od formy i wartości świadczenia, dlatego przed uruchomieniem stałego programu omówcie je z księgową. Nie przyjmujcie założeń z internetu bez potwierdzenia, bo przepisy się zmieniają.

Karta wygrywa w trzech sytuacjach. Pierwsza to bardzo niski budżet na osobę, przy którym przeżycie nie istnieje. Druga to duży zespół w wielu krajach, gdzie przeżycia z katalogu nie są dostępne. Trzecia to nagroda, która ma przypominać premię, a nie gest podziękowania.

We wszystkich pozostałych przypadkach warto rozważyć voucher. Dobrym przykładem jest prezent na rocznicę pracy w firmie, gdzie ważne jest, żeby prezent był osobisty, a nie wymienny na codzienne zakupy.

Wiele firm stosuje prostą regułę. Drobne nagrody w ciągu roku to karty o niskiej wartości, a okazje kluczowe, takie jak rocznica, święta i pożegnanie, to voucher. W ten sposób budżet jest rozłożony racjonalnie, a pracownicy wiedzą, czego mogą się spodziewać. Tę regułę warto zapisać w polityce HR razem z progami kwotowymi.

Jeśli porządkujecie też identyfikację wizualną kartek i materiałów dla pracowników, pomocne bywa profesjonalne projektowanie logo i identyfikacji firmy, bo spójna kartka z logo wygląda bardziej poważnie niż szablon z internetu. Wspólny wygląd wiadomości z vouchera i firmowych materiałów buduje wrażenie dopracowanego programu.

Pierwszy błąd to kupowanie na ostatnią chwilę, kiedy zostaje to, co jest dostępne od ręki. Drugi to ten sam prezent dla wszystkich, bez względu na staż i rolę. Trzeci to brak zasad, przez co każdy dział robi coś innego, a pracownicy porównują, kto dostał więcej. Czwarty to wybór formy, której nie da się dostarczyć osobom pracującym zdalnie.

Piąty błąd jest najdroższy: karta lub voucher bez sprawdzenia terminu ważności. Pracownik odkłada prezent na później, termin mija i firma wydała pieniądze bez efektu. Zapytajcie dostawcę o okres ważności, ustawcie przypomnienie po stronie HR i poproście przełożonych, żeby przy okazji wspomnieli o prezencie.

Dla firmy na około 50 osób rozsądny układ wygląda tak: drobna karta jako nagroda kwartalna dla wyróżnionych osób, voucher na przeżycie na rocznicę zatrudnienia od trzech lat, voucher na święta dla wszystkich i voucher przy pożegnaniu. HR prowadzi kalendarz, kierownik dostaje przypomnienie dwa tygodnie wcześniej, a księgowość jedną fakturę zbiorczą.

Taki układ jest łatwy do wytłumaczenia pracownikom, bo opiera się na jawnych zasadach. Zapiszcie go w jednej stronie dokumentu, zamiast decydować od zera przy każdej okazji. Oszczędzacie czas i unikacie niezręcznych pytań, dlaczego komuś dano więcej.

Zbierzcie z HR listę okazji w roku i liczbę osób w każdej. Ustalcie progi budżetowe i przypiszcie je do okazji. Następnie wybierzcie plan z cennika i zaplanujcie pierwszą wysyłkę. Szczegóły o bonach i kartach podarunkowych dla pracowników znajdziecie na osobnej stronie, a pomysły na święta w opisie prezentów dla pracowników na święta.