Ile wydać na prezent dla klienta firmowego

Typowy prezent dla klienta firmowego kosztuje od 100 do 400 zł. Dla klientów strategicznych firmy sięgają po kwoty rzędu 500 do 1000 zł, a przy dużej liczbie odbiorców schodzą do 50 do 100 zł. To są orientacyjne widełki z praktyki, nie reguła, bo liczy się zarówno wartość klienta, jak i to, na co pozwalają przepisy jego firmy.

Zanim ustalisz kwotę, sprawdź trzy rzeczy: ile klient jest wart w skali roku, czy jego firma ogranicza przyjmowanie upominków i czy prezent trafi do osoby, która faktycznie decyduje o współpracy.

Najprościej podzielić klientów na trzy grupy i do każdej przypisać stały budżet. Dzięki temu nie decydujesz od nowa przy każdym prezencie, a handlowcy wiedzą, czego się trzymać.

• Klienci podstawowi, do około 100 zł. Podziękowanie za zamówienie albo życzenia świąteczne. Sprawdza się prosty upominek lub zaproszenie na kawę.
• Klienci stali, od 150 do 400 zł. Przeżycie, kolacja dla dwojga albo voucher, który klient wykorzysta w wybranym terminie.
• Klienci strategiczni, od 500 zł wzwyż. Weekend, lot balonem lub inne większe przeżycie wręczone osobiście z odręczną kartką.

Klient rzadko pamięta cenę prezentu. Pamięta, czy prezent był dopasowany i czy dotarł w sensownym momencie. Drogi upominek wysłany przypadkowo, w grudniowej lawinie paczek, ginie wśród innych. Tańsze przeżycie wysłane po zakończeniu projektu, z kilkoma zdaniami o tym, co się udało, zostaje w głowie.

Dlatego zamiast podnosić budżet, lepiej zainwestować w dobór. Prezent, który klient wybiera sam, eliminuje ryzyko chybienia, a to jest największy koszt ukryty w upominkach firmowych: pieniądze wydane na rzecz, której nikt nie chciał.

Wiele firm, zwłaszcza duże korporacje, instytucje finansowe i spółki z udziałem państwa, ma limity wartości upominków albo zakaz ich przyjmowania. Typowy limit to kilkadziesiąt do kilkuset złotych, a część organizacji wymaga zgłoszenia prezentu przełożonemu. Zapytaj o to opiekuna klienta albo sprawdź kodeks etyki odbiorcy, zanim zamówisz cokolwiek.

Jeśli klient nie może przyjąć prezentu osobiście, rozważ upominek dla całego zespołu albo darowiznę w jego imieniu. Lepiej zrezygnować z gestu, niż postawić odbiorcę w niezręcznej sytuacji.

Od strony podatkowej upominki dla kontrahentów zwykle uznaje się za wydatki na reprezentację, które nie stanowią kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Inaczej wygląda sprawa z drobnymi przedmiotami opatrzonymi logo, które mają charakter reklamowy. Granica bywa cienka, więc ostateczną ocenę zostaw księgowej, która zna Twoją sytuację.

Praktyczna wskazówka: zbieraj wszystkie wydatki na prezenty w jednym miejscu i dokumentuj je jedną fakturą. Przy dużej liczbie odbiorców oszczędza to godziny pracy księgowości, a jeśli wystawiasz własne faktury w KSeF, możesz skorzystać z programu do faktur elektronicznych i trzymać dokumenty w jednym obiegu.

Przeżycia mają przewagę nad rzeczami, bo nie zapełniają biurka i nie wymagają znajomości gustu. Kolacja dla dwojga, lot balonem, weekend albo jazda sportowym autem trafiają w różne osobowości, a klient sam wybiera termin. Jeśli nie znasz klienta dobrze, daj mu wybór z katalogu zamiast zgadywać.

W Marzen wysyłasz klientowi link, pod którym wybiera przeżycie z katalogu, bez zakładania konta. Ty ustawiasz budżet na osobę, a rozliczenie zbierasz w jednej fakturze zbiorczej. Zobacz, jak to wygląda w ofercie prezenty dla klientów oraz w cenniku dla firm.

Policz liczbę klientów w każdej z trzech grup, pomnóż przez stawkę i dodaj niewielką rezerwę na okazje nieprzewidziane, takie jak podpisanie dużego kontraktu. Zapisz zasady w jednym dokumencie i podaj je zespołowi sprzedaży. Wtedy prezent przestaje być decyzją emocjonalną, a staje się częścią procesu obsługi klienta.

Zaplanuj też kalendarz. Życzenia świąteczne, rocznica współpracy i zakończenie projektu to trzy momenty w roku, które warto obsłużyć z wyprzedzeniem. W kalendarzu okazji w Marzen ustawiasz je raz, a prezenty wychodzą w odpowiednim dniu.

Ile wydać na prezent dla klienta, wynika z wartości współpracy, zasad odbiorcy i tego, czy prezent będzie dopasowany. Zacznij od trzech grup klientów i stałych widełek, zapytaj o limity upominków u kluczowych odbiorców i wybierz formę, w której klient decyduje sam. Resztę załatwia prosty proces.